首先要有正确的认识:
从心里理解,审核者并不想把你的厂验垮,而是帮你发现管理中存在的问题,你如果整改,竞争力岂不加强?当然大家都不整改,就你搞SA8000,那你 的成本会很高,但随着形势的发展,验厂面会越来越宽,逼着大家共同进入同一起跑线,进入良性竞争的轨道。把验厂理解成机遇,你的心态就会好起来。
将验厂要求变成管理标准,以不变应万变
供应商们之所以抱怨“验厂”,是因为验厂成为了他们的沉重负担。不仅新客户要验厂,老客户更是每年复验。一接到客户的验厂通知,工厂顿时全民皆兵, 全厂开始手忙脚乱的审前“整改”。然而,临时抱佛脚的效果并不好,不但不能保证通过,还会影响工厂正常的生产秩序。以质量验厂中的仓库管理为例,不少工厂 因为平时疏于管理,库存堆放高度大大超过标准。所以不得不在验厂前一天晚上,加班加点搬运整理库存,将高出部分的纸箱堆往别处。结果第二天验厂时,还是发 现了不符点——堆仓高度是正确了,可是库存吊卡的数量忘记修改,导致记录数和实物数不符,这样的例子在社会责任审计中也时有发生。有工厂周日超时加班,自 以为在验厂前已将考勤记录修改得天衣无缝,但食堂在周日的采购记录显示该日的采购量为全厂工人的伙食量,即暴露了全场周日加班的事实。由上述例子我们可以 看到,临时“应付”不能从根本上解决问题,供应商要想从验厂中真正解脱出来,只有把验厂要求纳入日常管理规范中。客户验厂有怎样的要求,工厂平时就怎样管 理。临到验厂,工厂也无需采取大动作来整改,客户看到的情况就是工厂平时管理的最真实情况。
验厂前的准备
1)研究客户的调查文件(即以前自己填写过的),确认审核的目的(有侧重点如质量、或环境等),确认审核的标准的审查的范围。
2)确认审核日期和时间,审核员人数,前者是商量确定的。
3)确认需提供的资料及相关的文件支持(比如发放劳动合同和员工手册的记录)。
4)安排一次模拟审核,过程与方法应与实际审核相同,从中自行找到不合格点并尽快纠正。
5)安排好陪同人员
A.首次会议人员,应是主要负责人及人事部、会计部、品管部负责人,管理者代表,并互作介绍,以示重视。
B.看厂时的陪同人员可以是行政人员和品管部负责人,同时有一位文员相随,以随时通知相关部门负责人到本部门门口迎接、陪同并解答问题。
C.文件检查时的陪同人员应包括会计负责人,人事部负责人及文件档案管理人员,主要负责人也应在场,以回答有关工厂运作方面的问题。
D.与工人面谈时,人事文员应在谈话室附近组织安排。
E.审核员在整理文件时,人事文员应经常去看看,以了解审核员的需求,若有复印的资料,应及时安排。
F.末次会议的陪同人员与首次会议相同。

